La comptabilité comporte des tâches redondantes et chronophages, telles que l’élaboration et l’envoi des devis et des factures. Cependant, la gestion humaine du traitement des devis et factures tend à disparaître. En effet, d’ici 2026, l’Etat prévoit de généraliser la dématérialisation de ces documents. Ainsi, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, qui reçoivent ou adressent des factures à d’autres entreprises sont concernées. Terminé le format papier, tous ces documents comptables transiteront par un logiciel de facturation.
Les avantages
L’élimination des erreurs de saisie est un avantage indéniable. Les « copier-coller » hasardeux n’auront plus cours, puisque toutes les données nécessaires à la rédaction d’un bon de commande, d’un devis ou d’une facture seront enregistrées par avance. D’autre part, les délais d’envoi et de règlement deviendront minimes.
La Direction des Finances Publiques impose une conservation des factures pendant un certain nombre d’années. L’archivage est automatiquement généré dans les logiciels de facturation et les éventuelles recherches s’en trouvent facilitées. Aucun document ne peut se perdre ou être abîmé. Leur traçabilité est ainsi assurée.
La sécurité d’envoi est maximale. En effet, les échanges se font via des réseaux privés ou des protocoles très spécifiques. D’autre part, les factures répondent obligatoirement aux normes en vigueur. Ainsi, si de nouvelles exigences gouvernementales apparaissent, elles seront incluses dans le logiciel, sans que l’entrepreneur n’ait besoin de s’en soucier.
Les entreprises qui utilisent déjà ce processus connaissent un accroissement de la productivité. En effet, libérés de ces tâches récurrentes, les personnels comptables et administratifs peuvent se consacrer à d’autres travaux. D’autre part, une diminution des coûts directs est aussi constatée. Ceci est dû à la suppression du papier, à une utilisation plus restreinte des cartouches d’impression, à une disparition des frais d’affranchissement, d’envoi et d’archivage. De même, l’empreinte carbone est réduite, le support papier et le transport des factures devenant inexistant.
Les étapes nécessaires à la validation d’une facture, telles que la collecte des informations, la numérisation, la comptabilisation, l’approbation, la mise en paiement et la consolidation, deviennent ainsi extrêmement rapides. Cette fluidité permet à l’entreprise de respecter les délais de paiement, de mieux maîtriser la validation des factures et d’avoir toujours, en temps réel, un aperçu des paiements en retard. Les bénéfices et les déficits sont ainsi répertoriés et aident l’entrepreneur à mieux appréhender sa situation comptable.
Le processus d’automatisation des factures
Il pourrait être résumé à quelques mots : je choisis le client, la prestation et je clique, comme sur Yoyolo.
Cependant, avant d’en arriver à cette étape, un travail de renseignements des données est nécessaire. Les clients sont tout d’abord répertoriés. Leur « fiche de renseignement » comprend leur identité complète, le mail, les coordonnées bancaires, le n° SIRET et de TVA.
Les renseignements relatifs aux prestations offertes par l’entreprise constituent l’étape suivante. Ils incluent le titre et une description du service ou du produit sommaire mais obligatoire, le montant HT et l’unité employée, kg, pièce, page, m2 …
Ces données répertoriées, l’automatisation des devis et des factures peut alors commencer. Dans un premier temps, il faut choisir le client parmi la liste élaborée précédemment. Puis, le titre de la facture doit être ajouté, ainsi que la date. Les prestations apparaissent ensuite dans un menu déroulant, il ne reste qu’à choisir celle qui fait l’objet de la facture ou du devis, en précisant la quantité et les éventuels rabais négociés avec le client. Vous avez la possibilité de rajouter autant de prestations que nécessaire. D’autre part, si un client ou un service n’est pas répertorié, vous pouvez le renseigner rapidement et revenir à la création du document ensuite.
Il est possible de visualiser une facture en cliquant dessus. Vous pourrez ainsi vérifier tous les éléments la composant ainsi que son état de paiement (payé, en attente, en retard). Les documents sont ensuite envoyés directement aux clients et, si besoin, au comptable de l’entreprise.
La dématérialisation des factures va ainsi devenir la norme pour toutes les entreprises dans quelques années. Outre tous les avantages liés à cette nouvelle façon de procéder, la facture répondra désormais à des critères d’authenticité forte, de contenu intègre puisque personne ne pourra modifier ou falsifier le document et de lisibilité indéniable.